Важен документ за всеки работодател, а и за всеки работник в едно предприятие, е длъжностната характеристика.
Тя се изготвя от работодателя, и екземпляр от нея се връчва на работника или служителя при сключване на трудовия договор срещу подпис, като се отбелязва датата на връчването (чл. 127, ал. 1, т. 4 КТ). Когато трудовото правоотношение възниква въз основа на проведен конкурс, длъжностната характеристика се предоставя на участниците в конкурса предварително (чл. 91, ал. 3 КТ).
Въпреки че длъжностната характеристика няма задължителни нормативно регламентирани реквизити, има общоприети практики при изготвянето й. Така се гарантират ясното и точно регламентиране на правата и задълженията на работника и служителя.
Тя трябва да съдържа описание на дейностите и задълженията, които служителят трябва да извършва с оглед на успешното и правилно изпълнение на трудовите си задължения.
Разбира се, първият важен реквизит на длъжностната характеристика е наименованието на длъжността.
Наименованието и характерът на работа са обект на договаряне в трудовия договор – чл. 66, ал. 1, т. 2 КТ, но когато страните договорят този елемент, работодателят определя и доразвива в длъжностната характеристика задълженията и характерните дейности и процеси за длъжността.
Посочва се и код на длъжността, който следва да се вписва и в трудовия договор. Той се определя съгласно Национална класификация на професиите и длъжностите в Република България (НКПД).
Същността на длъжностната характеристика е описанието на длъжностните задължения, специфични за всяка конкретна длъжност.
Работодателите следва да отделят особено внимание на тази част от длъжностната характеристика, тъй като тя обуславя и гарантира правилното провеждане на процедурата по подбор, когато бъде необходимо да бъде извършен такъв при съкращение на щатове от щатното разписание на едно предприятие.
Тя има отношение и към преценката за включване в процедурата на подбор на съответни длъжности дали са идентични или сходни на съкратените щатове, за да бъдат включени в подбора. Преценката винаги е конкретна и се прави въз основа на длъжностните характеристики.
В длъжностната характеристика се посочва подчиненост, връзки и взаимодействия, йерархия и мястото на служителя в йерархичната структура на предприятието.
Друг ключов елемент от нея са длъжностните отговорности.
Ако се касае за длъжност, на която назначеното лице ще има качеството на отчетник или материално отговорно лице – то тези обстоятелства се посочват тук. При необходимост може в нея да се посочи задължението на длъжността за опазване на фирмената тайна и поверителната информация, и др.
Посочват се изискванията, на които следва да отговаря работникът или служителят, заемащ тази длъжност.
Това са изисквания за образование – вид и степен на образованието, наличие на сертификати, удостоверения за квалификация и др.
Професионална квалификация е съвкупност от: знания, най-вече специални, умения – теоретически, но и практически, навици и определени качества на личността, които се придобиват чрез обучение в образователната система, но и извън нея, както и чрез опит в процеса на труда. Професионална квалификация е необходима за изпълнението на определен вид трудова дейност от лице, назначено на дадена професия.
Следва да се има предвид, че изискванията за образование и професионална квалификация може да са определени по преценка на работодателя, но може да са предвидени в нормативен акт.
Тази част от длъжностната характеристика, която посочва необходимото образование и професионална квалификация, има важна функция при преценка за липса на необходимото образование или професионална квалификация за изпълняваната работа (чл. 328, ал. 1, т. 6 КТ) или при промяна на изискванията за изпълнение на длъжността (чл. 328, ал. 1, т. 11 КТ).
Тази преценка много често се прави въз основа на длъжностните характеристики. Подобно становище е застъпено и в мотивите на новото Тълкувателно решение № 4 от 01.02.2021 г. по т. д. № 4/2017 г., ОСГК на ВКС.
Съдът приема, че когато минималните изисквания за образование или професионална квалификация не са предвидени в нормативен акт, работодателят може да определя тези изисквания с длъжностната характеристика и/или в щатното разписание.
Важно е да се посочи в длъжностната характеристика, ако се предвижда наличие на професионален опит за дадена специалност или професия (ръководна длъжност или опит като готвач, опит като електроинженер и др.), както и притежаван трудов стаж на същата или сходна позиция, ако такива са изискуеми.
Работодателят може да посочи и изискване за необходими специални умения за длъжността: например способност за работа със специфичен софтуер, владеене (посочва се и ниво на владеене) на чужд език и др. Посочват се и основни нормативни актове, които трябва да познава лицето – например Кодекс на труда, Закон за движение по пътищата и т. н.
В длъжностната характеристика се посочват и различни права на работника или служителя, социално-битовите придобивки и привилегии, включително служебен телефон, автомобил, ваучери за храна и други.
Длъжностната характеристика се връчва срещу подпис на работника или служителя и се отбелязва датата на връчване. Подписът е за удостоверяване на връчването, а не за съгласие на работника или служителя да изпълнява посочените задължения. Важно е тя да е подписана и от работодателя, който е утвърдил длъжностната характеристика.
